电力工程物资合同管理风险及策略分析

    电力企业中的合同管理主要是针对企业作为当事人对其合同依法进行订立、变更等一系列行为的总称，它不光是企业对自身的一种管理行为，更是企业的生产经营管理活动中的一部分。而物资管理是企业管理活动中的一部分，电力系统的物资具有专业性强、对时间要求高、库存时间短等特点，因此造就了电力系统中物资管理的特殊性。随着经济发展加快，电力系统的不断发展，电力企业所投资的工程项目逐渐增加，面对逐年显著增加的所需物资，必须要有一个合理且高效的物资管理。为了减少经济纠纷所产生的损失，完善电力系统中的物资合同管理是电力系统中迫切需要解决的主题。

一、电力物资流程控制

    1)、省公司下发中标结果并确定是否需要签订技术协议。一般来说，对于新应用设备材料、技术复杂或项目实施的管件设备材料，可根据需要组织项目管理部门、物资需求部门、设计单位等相关部门进行技术协议签订。

    2)、如果需要则组织签订技术协议，由市公司物资供应中心组织，项目主管部门负责人与供应商代表签订技术协议。

    3)、市公司物资供应中心采购员在ERP系统中创建采购订单。

    4)、市公司物资供应中心主任在ERP系统中审批采购订单。

    5)、判断采购订单是否通过审批。

    6)、采购订单审批通过，市公司物资供应中心合同专责根据中标通知书与供应商代表签订物资采购合同。

    7)、省市公司专工汇总合同签订材料，提出考评意见并下达。

二、关键点分析

    采购员在ERP系统内创建采购订单，保存时系统会自动检查是否超预算。如果超预算，系统会提示不予通过，此时由采购员联系采购申请的创建人进入项目变更管理流程调整预算。在ERP系统中采购订单维护成功后，采购合同配送单到货验收单、投运单、质保单在系统中以统一的文本格式自动生成，这5种单据可以根据业务进展情况在不同时期打印。

    为简化业务流程、提高工作效率，采购员在成功创建采购订单后将5种单据一次性全部打印，根据具体情况分发给买卖双方或存档。尤其是验收单、投运单、质保单一次性打印全部由供应商保存。便于不同时期提交进行资金结算。

    同时，物资合同签订后履约员要核实是否需要预付款。如果需要预付款，进入采购付款管理流程。在ERP系统中采购订单维护成功后，市公司根据省公司物资部(招投标管理中心)下达的中标通知书，组织供应商集中签约，严格使用国家电网公司物资采购统一合同文本，确保在中标结果发布后15日内及时完成合同签订。严格中标结果执行，合同签订不得更改中标结果，或违背招标、投标文件实质性条款，逐步取消技术协议签订，进一步加快合同签订速度，大大提高签约效率，降低签约成本，方便客户。

三、电力物资的合同风险

    1、合同签订前的风险。合同的业务操作流程是合同管理制度的具体体现，是合同管理制度在实际工作中的具体应用，一般而言，大多数的风险都与企业行为的不规范有着联系，合同管理过程也一样，流程越随意，风险越大。按照合同具体业务操作流程来识别风险，不仅不容易遗漏具体的风险点，还能对风险点进行更为细致的认识。

    2、前期准备阶段风险。从订货任务下达到合同文本起草，采购合同承办及管理部门还需要做一系列的准备工作，诸如收集合同制作依据及信息，包括合同需方的需求计划、需求信息、设备型号、技术要求、项目建设信息等;评标结果和批复;批量分配结果和批复;合同调整和变更批复等;要对交易主体进行必要的资信审核，检查营业执照是否已通过年检，检查法定代表人身份证明书、授权委托书以及与合同内容相符的许可、资质等级证书;对供应商经营状况、技术条件和商业信誉等进行调查;通知中标供应商等。

    3、合同审核风险。电力物资采购合同专业性、法律性都很强，内容复杂，特别是一些重大合同，能否正确的签订履行，对物资需求部门正常的生产建设活动关系重大。合同审核是相关部门在规定的审核时限，依据相应标准及程序对合同进行审查，保证合同正确签订和履行的活动。合同审核过程中可能产生的风险主要表现在：合同审核人员因专业素质或工作态度的原因未能发现合同文本中的内容和条款不当的风险;虽然发现了问题但未提出恰当的修订意见的风险等。

四、电力系统物资合同管理的优化策略

    合同管理的原则是依法与相关人员进行全面专业的管理，管理时最重要的是注重效率。电力系统是大型企业，在大型企业中要想对某一方面进行管理必须要建立一个健全的管理体制，因此建立合同管理体制将合同管理贯彻落实到电力系统当中，才能够按规定形式。

    需要注意的是合同管理制度必须要以相关法律为依据，以服务电力系统为准则，以提高物资合同管理效率为目标，这个制度还需要有一定的可行性与科学性。合同管理中包含了合同洽谈、草拟、评审、签订、履行、变更、终止等一系列过程，合同违约处理等也包括在内，合同管理制度的制定是电力系统合同管理最有力的依据。

    同时，为了减少事故与纠纷，应当强化物资仓储管理能力。例如可以指定详细的物资管理制度，或是建立健全相关的责任制与管理流程。当有电力建设项目时应把项目中所涉及到的所有物资和材料都上报，并且分类采购与仓储，最后录入相关管理软件中做到信息共享，以便电力系统中的各类管理人员能够及时查看物资情况，及时调用所需物资，一旦物资出现损坏等事故能够迅速找到相关责任人进行问责。电力企业的物资管理是保证电力系统运行的纽带，只有不断地强化物资仓储管理能力，保证物资的安全与管理水平，才能够让电力系统的物资运转得更顺利，更好地履行物资合同。

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