建立工程物资“进销存”管理体系对企业有什么好处？

        所谓工程物资的“进销存”管理是指对在建工程所需物资的“进（入库）”“销（使用）”“存（结余）”的动态管理过程。

        建立工程物资“进销存”管理体系，有助于对工程物资的采购、使用情况进行监控，能够及时、准确地核算各供应商的材料供应量的材料使用量，使财务账处理有据可依，确保账实相符。

        “进销存”管理系统

        实际工作中，工程物资的名称、种类、型号是多种多样的，如果单纯依靠手工登记工作量很大而且很容易出现错误，影响工作效率，数据的安全性也不能得到保证，此时，必须借助物资管理系统。

        工程物资的“进销存”管理系统不仅能够提高工作效率、保证数据的准确性，还能够对各项数据进行汇总、分析，为“进销存”的动态管理提供基础和保障。

        “进销存”管理

        工程物资的“进销存”管理主要分三部分：

        （1）“进（入库）”：① 供应商发货时通知库存管理员；② 库存管理员根据供应商的供货时间负责协调施工方、监理方以及工程部做好相应工作，其中：

        施工方：整理场地、调度装卸设备做好收货准备；

        监理方：及时到场做好材料验收准备；

        工程部：根据到货的种类、时间，安排专人做好现场的调度、监督；

        ③ 库存管理员根据验收合格的物资种类数量，对供应商发货单进行签收，并办理材料入库手续。

        （2）“销（出库）”：材料出库主要有两种方式，一种是以“甲供材”的方式出库，另一种是以公司内部使用的方式出库。

        目前，公司主要是以“甲供材”的方式出库；工程部根据工程进度编制材料计划单，采购部根据材料计划单提前通知供应商发货，到货后通知施工方及时领用材料，库存管理员办理出库手续，避免材料仓储，减少了公司的仓储费用。

        公司虽是以“甲供材”的方式出库材料，但并非对此出库材料放任不管；我方会要求施工方妥善保管材料，对领用但未安装的材料临时仓储，避免损坏、丢失、生锈，我们会定期对此进行检查。

        （3）“存（结余）”：公司的库存材料主要来自于工程建设的余料。每月、每季度、每年需对库存材料进行盘点，出具盘点报告。

        对盘点过程中发现的材料存放问题、账实差异问题进行汇总、分析；对于材料存放问题，告知工程部监督施工方整改；对于盘盈、盘亏造成的账实差异，报经审批后进行账务处理，对于其他原因造成的账实差异，报经审批后进行账务调整。

        “进销存”账务处理

        “进销存”账务处理主要分两部分：

        （1）材料暂估：为了保证账实一致，及时监督、核算材料的“进销存”情况，对当月“已到货未到票”的材料进行暂估出入库处理。

        材料暂估入库时，应区分供应商分别进行暂估入库核算，保证“应付账款”本月贷方发生额与各供应商本月到货金额一致；

        材料暂估出库时，应区分各项目分别核算材料出库金额，保证“在建工程”各辅助项目与各项目暂估出库金额一致；核实“工程物资”科目借方余额与当月材料库存一致，做到账实一致。

        （2）材料结算：当月收到原已暂估材料的发票时，需对原暂估进行冲减，并按材料发票金额（即实际结算金额）重新进行材料入库出库的账务处理。并保证“应付账款”“在建工程”“工程物资”科目与实际一致。

        除了材料的入库、出库外，其实还涉及材料的退库、二次出库；

        根据上述两种账务处理还可对其分为暂估材料退库、暂估材料二次出库、结算材料退库、结算材料二次出库；此时如果对暂估入库、暂估出库、暂估材料退库、暂估材料二次出库进行冲减，账务处理的工作量可能会很大；这时可以采用单独的调整表对暂估材料与结算材料的数量金额差异进行账务调整，提高效率、保证账实一致。

        建立“共享”机制

        为了避免呆滞库存的金额，除了每月向工程部门提供库存明细外，还将库存明细共享给同城其他公司，通过“共享”机制，以内部交易形式进行降低工程物资库存。

        账务处理建议

        目前中建君联公司的账务处理均采用财务共享中心模式，提高了效率，节约了成本；参考我们对供应商结算的账务处理，建议可做部分改善：与供应商结算付款时，不管对方是否开具发票，建议通过“应付账款”科目过渡；这样可以建立往来账体系，便于以后准确、清晰的查询到与某个供应商的往来情况。