材料管理软件之资料管理篇

     现代企业在办公过程中会产生大量的电子文档，可以说除了一些政策规定的纸质文件，电子文档可以说占据了数据的90%。但根据我国的实际情况，哪怕纸质文件目前的使用率只有0.1%，也不可能将其完全放弃。

     面对这种情况，企业原本的档案管理模式已经无法适应时代变化的需求。在这种形势下，将纸质文件与电子数据文件相结合的管理方式已经成为档案管理的必然趋势。而两者之间如何取舍如何分配则是所有管理者需要去考量的。

     尤其是建设工程类企业，完成一个项目所涉及的文件包括：招投标文件、项目合同（采购、分包等）、勘测文件、设计图纸等，数量极多，而且经常会随着建设活动的推进需要纸质版文件。为了解决这种情况，许多建设类企业往往会选择材料管理软件。

     1、建设工程项目电子档案收集是否完整,内容是否准确,直接影响到工程的维修、维护、改扩建设、勘察、测量、监测、施工等环节。利用材料管理软件可以将各个文件录入系统中，存储在企业服务器或者是云服务器上，可以说永远不会丢失，又可以做到集中统一管理，方便随着建设活动企业随时使用。

     2、收集是材料管理工作的基础，对文件进行分类就是进阶工作。大量随着项目进度顺次产生的档案信息收录入材料管理软件中后，企业可以根据分类、时间或自设名录对电子档案进行系统科学的管理，保证收集到的电子档案时刻处于有序状态，便于保管和使用。

     按照作用分类举例：项目申报计划书、征地拆迁合同书、招投标类文件、项目合同类、勘察测量报告类文件、施工设计图纸。

     3、管理系统的应用可以最大限度地发挥档案信息的价值，及时满足利用要求，这也是是衡量档案工作是否取得成绩的重要标准。

     4、线上查询是档案管理系统一个不可比拟的优势：

     （1）信息高效查询：即按照利用各个岗位人员出现的需求，高速查询电子档案，立刻提供借阅利用服务。

     （2）管理员可以定期发布《最新图纸、资料技术文件目录》，公司内部人员申请查阅纸质文件时，可以阅览目录，通过档案管理软件线上发起申请，再到档案室办理借阅，缩短借阅时间。