工程物资采购招标管理及成本控制详解

    为规范物资采购行为，加强物资采购的计划管理，有效地控制工程造价，必需制定工程物资采购管理规定。物资采购的行为应当遵循公平、公开、公正和诚实信用的原则进行。

    首先物资采购前应根据总承包合同内容，进行物资采购计划编制，根据工程的开发进度计划中涉及材料设备采购范围内的物资需求时间，由相关部门组织编制相应的甲供物资采购计划。如因工程建设的原因造成工程进度计划调整的，应根据项目提交的进度计划及时调整物资采购计划。

    其次应建立供应商名单库，通过共享资源及内部挖掘等途径，建有一套完整的供应商名单制度，;并对供应商定期评估制度，评估方式分为定期(每一年)和工程阶段两种方式进行。

一、成立招投标领导小组

    招投标领导小组是公司工程项目招投标活动的领导和决策机构。负责审定、核准招投标编制计划，审核评标报告、确定最终中标单位等。

二、工程物资采购招投标涉及的内容：

    1.设备和材料类，具体包括(不限于)：木做工程(防火门、进户门、户内门、家具、橱柜、地板等)、室内外装饰材料(如：石材、墙地砖等)、室外饰面材料(如：花岗岩、游泳池马赛克、木塑、游乐设施等)、卫生洁具、厨房设备、家电，电线、电缆、配电箱、桥架、水泵、风机等甲供材料设备。

    2.分包工程：电梯、空调、门窗、智能化、消防等。

三、招标方式的确定：

    根据工程特点和工程建设的需要，按照物资采购的计划安排，大致可分为公开招标、邀请招标和议标。

    1.合同金额在50万元以下但鉴于供应商资源、设计、工期等特殊情况，可由主办部门以《特殊采购报告》的方式提出申请，报招标领导小组审核和组长批准后采用议标或直接委托等方式进行。

    2.招标额度在50万元以上到500万(含)的可采用邀请招标的方式进行。

    3.招标额度在500万以上的应采用公开招标(上级主管部门要求加强管控范围内及材料/设备为新产品或新技术的的项目中，需上级主管部门参与;上级主管部门将根据实际情况参与入围供应商进行审批以及将适度参与招标文件的审核、商务谈判及定标等工作)。

    4.在特殊情况不采用招标时，应明确要求工作小组详细记录原因，以及保留证明市场上缺乏同类产品、设计或者工期等原因作为不能进行招标的依据;除了向领导小组申请审批，亦要向上级主管部门汇报议标的详细理由，审批通过方可执行。

四、招标的资格预审：

    招标前，主办部门须对潜在的招标人进行资格预审，该资格预审是针对本次招标项目的，资格预审目的是评估供应商是否有能力承办该招标项目，经上级主管部门审核同意后，转入招投标程序。

五、招投标的实施：

    1.发标、回标、开标：

    招标前须填写《招投标申请报告》，要素包含但不限于项目标段、参考额度、邀请招标人及其相关说明，附加文件包含商务和技术标书，评标小组成员名单和相关评定标准等;同时按照成本预算部门在招标前确定预算或目标成本，做到招标目的明确、成本可控。

评标小组成员名单和相关评定标准等为内部发布内容，由工作小组在招投标申请阶段确定，如在该阶段暂时无法确定，则最迟在开标前确定并报请领导小组批准后作为《招投标申请报告》的补充内容。

    领导小组听取资格预审汇报后，对入围建议等内容进行审批，提出审批意见，领导小组会议应有正式的书面会议纪要会签及存档，各位领导之审批意见应在会议纪要中明确记录。

    招标主办部门应当按照规定编制资格预审文件及招标文件、发布招标公告或发出投标邀请、接受投标报名。主办部门应当合理确定投标有效期，投标有效期自投标截止之日起开始计算。 需要延长投标有效期的，主办部门应当在原投标有效期终止之前以书面形式要求所有投标人延长投标有效期。投标人同意延长的，应当相应延长其投标担保的有效期，投标人拒绝延长的，其投标失效。

    招标时应视招标工程实际情况要求投标人提交投标担保，投标担保有效期限至少应当超过投标有效期30日。 如有必要时招标时应明确中标人提交中标后的履约担保。

    根据提交的招投标申请报告，专业工作小组组长组织小组成员从合格供应商资料库中讨论确定符合条件的投标单位。根据确定的投标单位，由主办部门组织并安排发放招标文件。开标应当在招标文件预先确定的时间和地点进行，开标时间一般为投标截止时间或根据实际情况适当延迟。开标会议由招标工作小组成员或者委派采供部和预算部的代表(不少于4人)进行，分别负责开标、监标、唱标和记录。招标主办部门在投标截止之前收到的所有投标文件，应当检查密封情况，在开标会上当众拆封及宣读后进行开标。如有弃标情况发生，公司会启动三级处理机制，即主管部门的经办人和部门经理，公司独立人员分别对弃标单位进行联系并获取相关文字说明或者记录其他形式的相关说明，上述说明均填入过程文件《弃标说明报告》。

    2.评标：

    评标小组由相关技术、现场、经济等方面的人员组成，可根据项目性质指派相关专业人员动态加入调整，公司内专业人员不足或专业不齐时聘请公司外部专家参加。

    招标工作小组对评审报告进行审议，并根据评审报告和招标文件规定的定标方法择优确定意向中标单位，对中标候选单位需要补充评审的向评审小组提出补充评审要求，评审小组对候选单位的信誉、业绩、技术、商务进行补充评审并形成书面报告。主办部门负责评标记录，形成会议纪要，经招标工作小组组长签字后，由主办部门留存归档。评标(包括招标及议标)过程中，对中标价与预算或目标成本作出比较，分析有关差异的原因。

    3.定标：

    招标工作小组推荐初步确定一家或几家意向中标单位，形成评标报告和评标建议，工作小组组长经初步审核同意后，报请公司召集招标领导小组召开定标会。

    4.中标通知和签订合同：

    中标人批准确定后，应及时向中标人发放中标通知书，并同时向未中标人发放为中标通知书并及时退还投标保证金;如不完全具备条件，还可通过预中标通知书的形式发放。中标人放弃中标的，主管牵头部门可按照领导小组批准的中标顺序依次进行第二和第三的候选人作为递补中标人。

在与中标人完成商务和合同洽商后，应及时启动合同流转，及时签约。

    5.文件归档：

    招投标全过程资料存档要求，包括但不限于以下：供应商资格预审、考察报告、入围供应商确定会议纪要、招投标申请报告、入围供应商推荐申请表、文件收发记录(如标书发放及回收登记记录)、答疑文件、开标记录、澄清答疑记录、招投标说明报告、定标会议纪要、中标通知书、价格说明报告、合同审批记录、报集团的采购合同报备表、相关会议纪要等均须按照要求及时收集、整理和归档，记录必须完整。

严格控制物资采购招投标流程的管理，对于目标成本的控制具有极其重要的作用。同时在条件允许的情况下还要定期开展招标成本控制交流会，推广行之有效的物资采购成本控制方法，使材料成本控制既低并且合理。对于规模较大的集团化公司，控制成本还应采用集团战略采购的方式进行，与长期合作或经常用到的品牌实行批量采购，签订战略采购合作协议，这样不但可以大大降低物资采购的成本，同时还能节约时间和招标过程中耗费的人力、物理、财力等。

总之，在物资采购招标过程中，要不断积累经验，增强成本意识，运用各种方法和招标策略，为公司物资采购招标管理和成本控制作出应有的贡献。

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