物资管理信息化在物资管理中的必要性

　　物资管理现代化是指根据社会主义经济规律，为适应现代化生产力发展的客观要求，运用现代科学的技术企业管理现代化成果，先进的管理方法和现代化的管理手段，对企业物资流通和使用过程中的一切经济活动进行有效的管理。它包括物流手段和信息流手段两个方面。运用电子计算机进行管理、计算速度快、精确度高、分析能力强，已成为衡量一个企业物资管理现代化水平高低的重要标志。

　　一、管理信息系统的体系框架

　　管理信息系统的精髓在于以现代化管理理念规范管理流程，达到“规范”和“提高”的目的。物资管理信息系统在体系框架上，按照管理的职能分析，应分为物资计划管理、采购管理、库存管理、存货核算管理等四个部分。管理以计划为龙头，通过计划管理――准确编制物资计划，保证生产正常进行，又减少库存积压。在计划管理引导下，实施采购管理以及时获得生产所需的物资;通过库存管理，实现物资在库的全面控制和管理;通过存货核算管理，控制存货的收发、领退和保管过程，监督存货的资金占用情况，完成与物资相关的经济核算，促进企业提高资金的使用效果。

　　二、管理信息系统数据结构设计

　　数据结构设计既要满足常规物资管理的需要，同时又要满足经营管理和管理控制的需要。为此，物资系统在数据结构上，应将物资基础档案划分为仓库档案、存货分类档案、存货档案、收发类别档案、供应商档案等五类，形成清晰的基础数据层次结构。其中，仓库档案是为了实现对仓库基本信息的管理。存货分类档案是为了实现对存货分类编码、名称等信息的管理。存货档案是对存货目录的设立和管理，应含基本信息(如物资编码及所对应的物资名称、规格型号等)、成本信息、控制信息及质量要求等其它信息。收发类别档案是为了区分物资的出入库情况和使用方向而设置的。供应商档案即供应商信息，籍此实现对供应商的管理，为今后实施先进的供应链管理，建立科学的供应商关系奠定基础。

　　三、管理信息系统的主要内容

　　1、物资计划管理。物资计划管理分为物资需求计划管理及物资采购计划管理两个部分和两个阶段。企业的物资需求有两类：独立需求与相关需求。独立需求计划是由各需求部门独立提出的;而相关需求计划则是根据已批准的生产及检修计划自动生成相应的物资需求计划，以实现物资管理与生产检修计划管理的实时联动。独立需求计划和相关需求计划汇总后由物资管理部门分类统计形成物资需求计划。以物资需求计划为基础，与库存进行平衡后，形成采购计划。所有这些流程都必须在计算机系统中以严格的用户权限来审批完成。

　　2、采购管理。采购环节的各种票据是企业物资管理与财务管理的结合点。在采购管理系统中，为跟踪订单执行情况、按采购发票确认采购入库成本以及准确处理采购退货业务，采购订单处理实现全程电子化是关键。另外，采购环节的电子化使得物资管理系统可与财务管理系统集成，这样就能随时掌握各项采购业务的财务情况。通过采购管理系统，经对各种采购订单、发票、结算单的统计与对比分析，实现采购业务管理的事前预测、事中控制、事后分析。为规范采购订单管理，首先必须严格以物资采购计划为依据制定采购订单，从源头上杜绝采购的随意性;在货物到库后，再以订单核对入库单，两者一一对应，这样就能准确掌握订单执行情况。

　　3、库存管理。入库过程是物资经验收后入库并录入入库单的过程;出库过程是物资需求部门按原需求计划提出领料申请，经物资部门校核后发料并录入出库单的过程。对出入库工作的管理，关键是监督机制的建立。企业财务部门应每月对所有入库单、出库单进行稽核，并形成财务凭证，实现物资管理与财务管理的结合，至此完成物资在库全过程的管理。另外，库存管理系统还需考虑对调拨、盘点业务的管理。应用库存管理系统，重点在于对各种账表的管理及利用。

　　4、存货核算管理。存货核算管理中，也应具备常规的出入库管理功能，但此时，其管理的重点在于对出入库成本的核算与记账。单据记账是存货核算管理的基础工作。单据记账是将各种出入库单据分别记入相应的存货明细账、差异/差价明细表等账中。为严格单据记账管理，必须规定对已记入的单据不得在软件系统中直接修改，而应是在取消记账后方能修正单据。存货核算系统的重点在于账表管理与管理分析功能，如存货明细表、差异/差价分摊表、收发存汇总表等账表管理，以及存货周转率分析、入库成本分析等。在管理上，企业应特别注意建立应用机制，定期对企业存货资金占用情况、存货成本构成情况、资金的使用效果情况进行监督与控制，同时，在特定条件下，不定期地对物资经营管理情况进行全面的或专项的分析与控制。

　　通过采用现代化管理手段，注重体制和实施的保障，从而实现效率和效益的提高，这是物资管理工作管理进步的必由之路。只有迅速提高物资管理水平，推行现代化管理，大力推行、完善物资管理信息化才能适应新形势的发展。我们现代企业物资管理人员要不断的向前发展，永无止境，作不懈的努力，为加速我国物资管理现代化的进程而努力奋斗。

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